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Todoist vs. Microsoft To Do: cuál es el adecuado para usted

Las aplicaciones de listas de tareas se están convirtiendo en un elemento básico a medida que todos se adaptan a un entorno de trabajo remoto. Las aplicaciones de tareas son populares porque es fácil olvidarse de cosas cuando se hacen malabarismos con múltiples proyectos con múltiples clientes.

Una tarea perdida suele ser costosa y le cuesta tiempo y dinero. También son esenciales para las tareas personales diarias. Por ejemplo, si necesita recordatorios sobre la renovación de su licencia o la finalización de una tarea, las aplicaciones de administración de tareas pueden ayudarlo a notificarle cuándo vence la tarea.

Sin embargo, el problema es que hay demasiadas aplicaciones de listas de tareas pendientes en el mercado. En este artículo te ayudamos a diferenciar entre dos de los más populares: Todoista contra Microsoft para hacer.

Características y funcionalidad

Cada aplicación tiene su propio conjunto de capacidades.

Microsoft To Do se centra en la simplicidad. Después de adquirir Wunderlist en 2015, Microsoft lo reemplazó con Microsoft To Do. El plan era crear una aplicación más robusta con más funciones, pero en cambio, Microsoft creó una aplicación simple con solo capacidades básicas.

Por otro lado, Todoist ofrece una gama más amplia de funciones que es ideal para uso empresarial.

Microsoft To Do y Todoist tienen interfaces similares con una barra lateral izquierda para cambiar entre las secciones de la aplicación y un panel derecho con una lista de tareas.

Listas de tareas

Microsoft To Do ofrece cuatro tipos de filtros para listas donde puede filtrar sus tareas por:

  • Mi día: Esta es una lista inteligente donde puede agregar manualmente las tareas que desea hacer hoy. Si no termina una tarea en esta lista el mismo día, la tarea se guardará en su lista de tareas general por la noche cuando la lista se restablezca automáticamente. Las tareas incompletas aparecen como sugerencia en la sección de tareas de Mi día al día siguiente.
  • Importante: Las tareas importantes (haga clic en la estrella al lado del título de una tarea) aparecen aquí.
  • Planificado: Cualquier tarea con fecha de vencimiento o recordatorio aparece en esta sección.
  • Asignado a mí: Cuando colaborar con compañeros de equipo en un proyecto con varias tareas, verá todas las tareas que tiene asignadas en esta sección.
  • Tareas: Aquí es donde todos aparecen sus tareas.

También puede agregar nuevas listas de tareas a la barra lateral izquierda o crear un grupo de listas de tareas haciendo clic en el icono en la parte inferior derecha de la barra lateral. Es una interfaz de usuario bastante sencilla cuando la miras:

Ahora, comparemos esto con cómo funcionan las cosas en Todoist.

Con Todoist, puedes hacer mucho más.

La barra lateral de Todoist no está dividida en filtros de tareas como Microsoft To Do. Esto es lo que verás en la barra lateral de Todoist:

  • Bandeja de entrada: Todas las tareas creadas por usted (no para un proyecto específico) y asignadas a usted aparecen aquí.
  • Este Dia: Las tareas que vencen hoy y las tareas vencidas aparecen aquí.
  • Próximos: Verá una lista de tareas por fecha aquí, y las tareas vencidas también aparecen en la parte superior de esta sección.
  • Filtros y etiquetas: Puede filtrar tareas según parámetros como prioridad o etiquetas. A diferencia de Microsoft To Do, Todoist tiene una sección completa dedicada al filtrado, lo que se traduce en facilidad de uso porque condensa varias funciones directamente en la barra lateral.
  • Proyectos: Las tareas aparecen bajo sus respectivos proyectos. También puede acceder a proyectos archivados. Sin embargo, Microsoft no permite archivar proyectos (o listas de tareas como los llama). Todas las listas de tareas se eliminan permanentemente de To Do cuando las elimina.

Todoist ofrece un conjunto de funciones más completo para las listas de tareas, pero si necesita algo más simple, To Do tiene más sentido.

Creación de tareas

Ambas aplicaciones tienen algunas funciones estándar de creación de tareas. Por ejemplo, ambos permiten crear subtareas y ofrecen opciones para agregar un recordatorio, una fecha de vencimiento y personas asignadas.

Sin embargo, también hay muchas diferencias:

  • subtareas: Puede agregar subtareas en ambas aplicaciones. To Do se refiere a las subtareas como «pasos». La diferencia es que Todoist permite agregar subtareas dentro de subtareas, mientras que To Do no lo hace.
  • Secciones: Todoist permite crear secciones dentro del mismo proyecto, lo que significa que puedes agrupar tareas según criterios específicos incluso dentro del mismo proyecto. En Microsoft To do, solo puede agregar tareas individuales dentro de un proyecto.
  • Recordatorio: Los recordatorios están disponibles en ambas aplicaciones al crear una tarea. Sin embargo, solo los usuarios con una suscripción al plan Pro o Business pueden acceder a la función Recordatorios en Todoist. hay no hay forma de establecer recordatorios si estás en el versión gratuita.
  • Periódico Fechas de vencimiento: To Do simplifica las cosas al permitirle establecer tareas «Repetidas». Sin embargo, Todoist va un paso más allá y utiliza el análisis de lenguaje natural para establecer fechas de vencimiento recurrentes. Por ejemplo, cuando creas una tarea, intenta escribir «Recuérdame acerca de registrarme en Nate todos los lunes» en el campo de nombre, y Todoist establecerá automáticamente las fechas de vencimiento recurrentes.

Además de estas diferencias, Todoist también ofrece algunas funciones adicionales que no encontrarás en la aplicación To Do:

  • Priorización: La aplicación Todoist permite establecer prioridades para cada tarea, mientras que no existe tal opción en To Do.
  • Comentarios y reacciones: Todoist ofrece varias funciones colaborativas como comentarios y reacciones. Puede etiquetar a sus compañeros de equipo en la sección de comentarios para intercambiar información o compartir actualizaciones.
  • Actividad de la tarea: Puede ver un registro de actividad para todas las tareas, lo que le permite monitorear y auditar el flujo de trabajo de manera eficiente.

Vistas de tareas

Las vistas de tareas son una de las características esenciales, especialmente para los usuarios que desean administrar un flujo de trabajo complejo.

Si bien las aplicaciones de tareas pendientes generalmente no brindan tantas vistas de tareas como las aplicaciones de administración de proyectos, los usuarios esperan al menos un tablero kanban de las aplicaciones de tareas pendientes.

Desafortunadamente, Microsoft To Do no ofrece otras vistas, excepto la lista simple. Por otro lado, Todoist ofrece una vista de lista y una vista de tablero.

Puedes usar Tablero kanban de Todoist vea de la misma manera que una aplicación de administración de proyectos basada en tableros kanban como Trello, donde crea columnas para cada etapa de su flujo de trabajo y las tarjetas se mueven a medida que completan cada etapa.

Funciones misceláneas

Hemos cubierto casi todo lo que Microsoft To Do tiene para ofrecer. Desafortunadamente, To Do no tiene características adicionales destacables (a excepción de las integraciones). Sin embargo, obtienes algunos obsequios adicionales con Todoist.

  • Karma puntos: La aplicación gamifica la productividad de sus usuarios con Karma. Cuando vayas a la sección de Productividad en Todoist, verás la opción para crear objetivos. Puede establecer objetivos para crear un número específico de tareas diarias o semanales.

Ganas puntos de karma cada vez que completas una tarea y logras tu objetivo. Ver cómo funcionan los puntos de Karma en el sitio web de Todoist.

  • Integraciones: Las integraciones son una de las características más poderosas de Todoist. Puedes integrar Todoist con casi cualquier aplicación, incluidos Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook y Zapier. También puede integrarse con aplicaciones que no están en la lista con integraciones como Apiway.

Incluso Microsoft To Do ofrece integraciones para aplicaciones como calendario de Google y el Paquete Office 365. Sin embargo, las opciones son considerablemente menos que Todoist. También vale la pena señalar que puede usar una herramienta como Zapier para integrar To Do o Todoist con muchas más aplicaciones.

  • Estilo de alerta: Puedes personalizar cómo quieres recibir notificaciones sobre las alertas de Todoist para cada actividad. Por ejemplo, si es el gerente, es posible que no desee recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que un colaborador se una o abandone un proyecto, pero tal vez prefiera recibir una notificación cuando se complete una tarea.
  • Plantillas: Puedes crear proyectos rápidamente importando una plantilla lista para usar desde Todoist biblioteca de plantillas. Desde proyectos personales hasta la incorporación de empleados, encontrará una plantilla para casi cualquier proyecto que se le ocurra en la biblioteca.
  • Copias de seguridad automáticas: Las copias de seguridad automáticas no están disponibles en el plan gratuito. Puede hacer una copia de seguridad de todos sus datos en la nube si tiene un plan pago.

Ninguna de las funciones enumeradas en esta sección está disponible en Microsoft To Do, lo que hace que Todoist sea más adecuado para usuarios intensivos como empresas.

Compatibilidad de dispositivos

Microsoft To Do y Todoist son aplicaciones multiplataforma, pero Todoist se ejecuta en más dispositivos que To Do.

Puede usar To Do en Windows, Mac, Android, iOS y la web. Todoist está disponible en todas las plataformas, incluidas Linux, Wear OS y Apple Watch.

Además de la aplicación móvil, puedes agregar el widget de Todoist en tu iPhone, iPad o dispositivo Android.

Todoist también permite crear tareas directamente desde correos electrónicos a través de su complemento de Gmail, la extensión de Gmail y el complemento de Outlook. También puedes usar Todoist desde tu navegador: tiene extensiones de Chrome, Edge, Firefox y Safari.

Precios

Microsoft To Do es totalmente gratuito. Todoist tiene un plan gratuito pero bloquea algunas de sus funciones detrás de sus planes Pro y Business. El plan gratuito solo permite hasta 5 proyectos activos, 5 colaboradores por proyecto, cargas de archivos de hasta 5 MB, 3 filtros e historial de actividad de 1 semana.

La versión gratuita funciona bien para uso personal, pero es casi seguro que los usuarios comerciales querrán obtener uno de los planes pagos.

El plan Pro de Todoist cuesta $ 4 por mes, mientras que el plan Business cuesta $ 6 por mes, siempre que pague por todo el año.

Cuál es el adecuado para usted: Todoist Vs Microsoft To Do

Ambas aplicaciones tienen sus casos de uso.

Microsoft To Do es ideal si simplemente desea utilizar GTD (Resolviendo las cosas) enfoque para tareas personales. No necesitas la larga lista de funciones de Todoist para hacer que tu lista de compras sea más compleja de lo que debería ser.

Si está buscando algo más que la capacidad de crear y completar tareas, como colaborar en tareas etiquetando a sus compañeros de equipo o integrarse con otras aplicaciones comerciales, podría considerar Todoist.

Es una opción perfecta cuando no quieres una aplicación de gestión de proyectos completa como Asana. Solo algo lo suficientemente poderoso como para manejar tareas comerciales y colaboración.

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